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基于PDCA的思維模式體系推行所遵循的基本步驟

2019-06-14T10:33:43來源:國家注冊審核員網www.lhauqs.tw 國家注冊審核員網


本文主要介紹體系推行所遵循的基本步驟,該步驟基于PDCA的思維模式,將各項工作細化,提高推行的可操作性。體系推行可以是從無到有的建立過程或在ISO9001基礎上升級到其他體系的過程等。

一、體系策劃階段(P)

準備階段

1.成立推行小組

1) 任命管理者代表(非必須)

2) 組建體系推行團隊

體系推行團隊成員應為各部門主管或業務骨干為主的,并且能保證相對充足的時間來完成推行過程中的各項活動。

2.體系診斷和分析

公司現有體系狀況與將要建立的體系要求之間的差異有哪些?哪些活動需要新建立,哪些需要廢除,哪些可以優化和整合等,體系診斷的目的是為制定推行計劃提供依據。

3.制定推行計劃

體系推行的各項工作應采用甘特圖的形式反映,推行負責人應時刻關注推行進度是否按照計劃實施。

4.召開啟動大會

體系推行啟動大會參與人員應包括:管理者代表、最高管理者(職位越高越好)、體系涉及的所有部門負責人、推行組成員。啟動大會上應說明體系推行的時間安排,重要的時間節點,以及簡單介紹各推行活動的大概內容。

5.標準培訓

介紹將要推行的管理體系標準知識,此處可以和內審員培訓一起開展,培訓講師可以是公司內部人員也可以請外部機構。

6.規范組織架構

按照體系的管理范圍,重新梳理公司的組織架構,并規定各部門職責。

7.明確體系方針和目標

如果已有體系方針和目標,應評審其適宜性,如沒有應建立。

8.過程識別

分析、識別和確定組織內輸入與輸出都直接與外部顧客相關的過程(顧客導向過程)以及實現這些過程所需要的支持過程和管理過程。

9.文件編寫培訓

該培訓的目的使文件編寫人了解文件格式、文件編號、文件控制等要求,避免文件的頻繁修訂。

文件建立階段

1.制定文件編寫計劃

按照推行總計劃制定文件編寫計劃,將需要新增或修訂的文件分配到各編寫人員,規定具體的完成日期。

2.文件編寫

按照文件編寫計劃對文件進行編寫、修訂,包括但不限于以下文件:

a) 手冊文件(如質量手冊、環境手冊等)

b) 程序文件

c) 三級文件(作業規范、工藝規程等)

d) 各級文件涉及的表格、標簽格式等

3.文件評審

所有的文件必須經評審才能發行,參與評審的人員為該文件涉及的各部門責任人,評審的結果是文件所有爭議的地方得以解決。

4.文件會簽

文件編寫完后,應先確認文件格式和編號是否符合要求,然后提交給相關授權人審核和批準。

5.文件受控與發行

二、試運行階段(D)

文件培訓與實施階段

1.文件培訓

文件編寫人安排文件涉及的所有人參加培訓,力求使文件的要求讓所有人理解并執行。

2.文件實施

各部門各文件使用人按文件規定的要求實施相關活動,必要時,尋求文件編寫人進行現場指導,實施過程中要求的記錄應予以保存。

3.文件實施效果確認

文件編寫人或指定人員應對文件實施的狀況進行確認,出現與文件規定不符的情況時,應及時要求責任人改善或修訂文件。

內審員培訓

內審員應參加審核技能的培訓,應具備的技能知識有:過程方法內審能力、審核的策劃、體系標準審核要點、不符合項判定、改進措施/驗證、審核員的素質、案例分析。

培訓完后,應對內審員進行合格內審員資格認定,并由管理者代表簽發合格內審員資格證書,所有合格內審員應匯總成合格內審員清單。

三、檢查與改進階段(C,A)

內部審核

體系試運行一段時間后,按照總推行計劃的時間安排實施內部審核。本次審核應全過程、全部門、全場所和班次對質量管理體系進行審核,以驗證體系的符合項和有效性。

管理評審

由最高管理者主持,針對管理體系運行的適宜性/有效性/充分性進行評審。

改進

內審不符合項以及管理評審輸出的改善項目應按擬定的改善計劃進行,對改善效果應及時確認和關閉。

體系預審(外部認證機構)

外部預審的目的是為了確認企業的管理體系與標準要求之間是否存在較大的差距,符不符合認證條件,企業的認證工作是否已準備就緒等。如未準備好,可能會推遲認證日期或不予認證。

四、認證階段

第一階段認證審核(文件審核)

本階段主要確認企業是否按照標準的要求建立了相應的文件;一些重要的過程是否按照文件的要求在實施;企業的績效指標是否在統計、分析和改善;糾正預防措施是否落實以及效果是否經確認等。

第二階段認證審核(現場審核)

認證機構對組織的所有過程、部門、場所、班次和支持場所進行現場審核,對發現的證據進行判定,開出不符合項報告。

改進

企業對認證機構開出的不符合項按其規定時間回復糾正預防措施以及改善證據。

簽發證書

認證機構對企業提交的不符合項糾正預防措施報告進行確認,適當時,會到現場進行確認,符合要求后擬定簽發體系認證證書。

后續的監督審核

通常,認證機構會在接下來的第一年、第二年進行監督審核,確認體系的維持狀況,每三年一個循環,重新簽發體系證書。

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責編:deyong

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